Phần mềm quản lý khách sạn hiện là công cụ không thể thiếu đối với quá trình vận hành và quản lý khách sạn hiện đại ngày nay. Vậy bạn đã nắm được các phần mềm quản lý phòng khách sạn miễn phí và trả phí tốt nhất hiện nay hay chưa? Hãy cùng Krass tìm hiểu về các phần mềm này qua bài viết dưới đây ngay nhé.
Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn với tên tiếng anh là Property Management System (PMS), là phần mềm hỗ trợ các hoạt động quản lý, kinh doanh của khách sạn với những tính năng cơ bản bao gồm quản lý đặt phòng, kiểm tra tình trạng phòng, quản lý buồng phòng, quản lý thu – chi, báo cáo doanh thu hàng ngày, quản lý khách sạn, hệ thống dự báo, quản lý khách sạn từ xa.
Top 3 phần mềm quản lý khách sạn miễn phí tốt nhất
Dưới đây là một số phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn miễn phí tốt nhất hiện nay mà các chủ đầu tư không nên bỏ qua:
Phần mềm quản lý khách sạn Ohotel
Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí Ohotel là một trong những phần mềm quản lý khách sạn miễn phí, được coi là công cụ hữu ích giúp các chủ đầu tư quản lý hiệu quả. Phần mềm này miễn phí các tính năng trong thời gian 15 ngày đầu tiên. Ohotel sở hữu giao diện thân thiện, người dùng sẽ dễ dàng hơn trong việc sử dụng và ít khi xảy ra lỗi.
Một số tính năng của loại phần mềm này:
- Tính năng cập nhật liên tục thông tin về phòng trống, phòng đã được đặt, trả theo đúng thời gian… tích hợp với hệ thống khóa từ khách sạn hiện đại.
- Thống kê chi tiết thông số và phản ánh đúng tình hình cũng như các hoạt động kinh doanh của khách sạn
- Phần mềm cho phép người dùng có thể quản lý mọi hoạt động của khách sạn
- Tính năng hỗ trợ khách hàng check out, check in dễ dàng, nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian.
- Quán lý số lượng phòng trống để có thể phục vụ khách hàng
- Tính năng cập nhật thông tin phòng trống, phòng được đặt trả theo đúng thời gian thực.
Phần mềm quản lý khách sạn EZCloud
EZCloud được biết tới là một trong các phần mềm quản lý khách sạn nhỏ và vừa thông dụng nhất hiện nay. Nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động của khách sạn ở bất kỳ đâu, ngay cả khi không có kết nối Internet.
Một số tính năng của phần mềm này là:
- Quản lý chuỗi khách sạn, kiểm soát người dùng dễ dàng
- Đặt phòng và quản lý đặt phòng một cách chi tiết và chuẩn xác
- Báo cáo tức thời, thế kê các số liệu từ khách tới và khách đi, lợi nhuận và doanh thu của khách sạn
- Tính năng bàn giao ca giúp nhân viên bàn giao tiền mặt cũng như các công việc cần phải quan tâm tại các ca sau.
Phần mềm quản lý SHOTEL
Đây là một phần mềm quản lý khách sạn miễn phí, sở hữu thiết kế đơn giản, dễ dàng sử dụng với mọi người dùng. Phần mềm SHOTEL cho phép người dùng sử dụng trên các nền tảng khác nhau như web, Android, IOS. Chỉ với chiếc điện thoại thông minh thì bạn có thể dễ dàng quản lý khách sạn dù ở bất cứ nơi đâu.
Các tính năng của phần mềm SHOTEL:
- Tính tiền theo giờ nhận và trả phòng một cách nhanh chóng, chuẩn xác
- Phân loại phòng, thêm – sửa – xóa phòng và sử dụng cách tính tiền phù hợp cho từng phòng
- Tính năng nhận phòng, thêm dịch vụ, trả và dọn phòng
- Lịch đặt phòng được hiển thị một cách chi tiết, rõ ràng và trực quan
- Sử dụng dữ liệu để tiến hành thống kê dạng đồ thị giúp cho nhà quản lý có cái nhìn trực quan nhất.
- Tính tiền tự động và nhanh chóng.
Xem thêm: 8+ mẫu khóa khách sạn cao cấp, hiện đại nhất
Các phần mềm quản lý khách sạn trả phí tốt nhất
Bên cạnh các phần mềm quản lý khách sạn miễn phí, Krass sẽ giới thiệu tới bạn đọc một số phần mềm quản lý trả phí tốt và dễ sử dụng nhất hiện nay:
Phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel
Skyhotel là phần mềm quản lý khách sạn được đánh giá chuyên nghiệp nhất hiện nay, giúp việc quản lý khách sạn trở nên chuyên nghiệp và dễ dàng hơn. Phần mềm này đều có thể được sử dụng cho các khách sạn từ 1 sao đến 5 sao, các khu resort, các khu biệt thự, khách sạn mini, nhà nghỉ….
Tính năng nổi bật của phần mềm Skyhotel:
- Dễ dàng giám sát và quản lý tình trạng phòng trống, giá phòng, thời gian khách hàng nhận và trả phòng
- Dễ dàng quản lý trạng thái phòng, trong phần mềm sẽ có sơ đồ khả dụng theo từng phòng, loại phòng cũng như giá phòng và thời gian sử dụng phòng.
- Hiển thị nhật ký đặt phòng để người dùng có thể dễ dàng nắm bắt và cập nhật thời gian khách hàng sắp nhận phòng
- Phần mềm hỗ trợ đặt phòng trước theo khách lẻ hoặc theo đoàn
- Ngoài ra, có thể sử dụng phần mềm Skyhotel để quản lý kho hoặc danh sách dịch vụ
- Thống kê quản lý, tổng hợp chi phí hàng tháng của khách sạn một cách chi tiết
- Hệ thống sẽ báo các và thực hiện phân tích chi tiết tình hình hoạt động kinh doanh của người dùng.
Phần mềm quản lý khách sạn OPERA
OPERA là một trong những hệ thống phần mềm quản lý khách sạn (PMS) hàng đầu trên toàn cầu, được coi là “hệ điều hành Windows” của ngành khách sạn. Được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của mọi loại khách sạn và chuỗi khách sạn, OPERA PMS cung cấp đầy đủ các công cụ mà nhân viên khách sạn cần để thực hiện công việc hàng ngày. Từ xử lý đặt phòng, kiểm tra khách ra vào, giao phòng và quản lý kho đến đáp ứng yêu cầu của khách lưu trú, xử lý các giao dịch kế toán và thanh toán, OPERA PMS đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.
Các tính năng chính của hệ thống quản lý khách sạn OPERA:
- Đặt chỗ: Tích hợp tính năng đặt chỗ với các chức năng khác như quản lý hồ sơ, thu ngân và tiền gửi. OPERA PMS cung cấp các công cụ đầy đủ để tạo và cập nhật các đặt phòng cá nhân, nhóm và doanh nghiệp, bao gồm xử lý tiền gửi, hủy đặt, xác nhận, liệt kê chờ và chia sẻ phòng.
- Quản lý tỷ lệ: Hệ thống tự động kiểm soát tỷ lệ, báo giá, phân tích và dự báo doanh thu, tạo ra hệ thống quản lý tỷ lệ toàn diện nhất trong ngành khách sạn.
- Hồ sơ: Hồ sơ đầy đủ với thông tin về khách hàng, tài khoản doanh nghiệp, liên hệ, nhóm, đại lý và nguồn. Điều này giúp xử lý đặt phòng và các hoạt động khác một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
- Quầy lễ tân: Xử lý các khách hàng đơn lẻ, đoàn và walk-in, quản lý tin nhắn và cuộc gọi báo thức của khách, đồng thời tạo và theo dõi các tư vấn hoặc dấu vết liên bộ phận.
- Giao diện Back Office: Chuyển doanh thu, thống kê thị trường và sổ cái dễ dàng từ OPERA PMS sang hệ thống văn phòng hỗ trợ.
- Quản lý phòng: Xử lý tất cả các khía cạnh của phòng bao gồm phòng trống, dọn phòng, bảo trì và quản lý cơ sở.
- Thu ngân: Gửi phí cho khách và người sử dụng dịch vụ, thực hiện điều chỉnh đăng, quản lý tiền gửi trước, thanh toán và in folio.
- Tài khoản phải thu: Tích hợp với cơ sở dữ liệu OPERA và bao gồm thanh toán trực tiếp, lập hóa đơn, nhắc nhở và tạo báo cáo.
- Hoa hồng: Tính toán, xử lý và theo dõi về hoa hồng đại lý du lịch và các thanh toán khác.
- Báo cáo: Hơn 360 báo cáo tiêu chuẩn có thể được tùy chỉnh cho từng khách sạn.
- Cấu hình đầy đủ: Lựa chọn các tính năng, hành vi và ưu tiên của hệ thống, và quyền của người dùng được xác định.
- Phối cảnh toàn cầu: Hỗ trợ tính năng đa tiền tệ và đa ngôn ngữ.
- Giao diện hệ thống khách sạn: Hỗ trợ giao diện cho các hệ thống khách sạn của bên thứ ba.
- OPERA Xpress: Phiên bản thu nhỏ của hệ thống cho các khách sạn nhỏ.
Phần mềm quản lý khách sạn Newway PMS
Đây là phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn với quy trình chuyên nghiệp và công nghệ hiện đại dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Tuy nhiên nhược điểm của nó chỉ hỗ trợ cho khách sạn từ 3 sao trở lên. Hệ thống được tích hợp đầy đủ phân hệ quản lý cho một khách sạn bao gồm lễ tân, đặt phòng, marketing, nhà hàng, điện thoại hoặc kế toán.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm khách sạn này như:
- Dễ dàng quản lý phần mềm từ xa một cách dễ dàng
- Cung cấp đầy đủ các tính năng cho bộ phận lễ tân
- Quản lý và chăm sóc khách hàng bằng email theo sự kiện đã được lên kế hoạch trước
- Hỗ trợ check in, check out cho khách lẻ, khách đoàn
- Thống kê các báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp phục vụ cho công tác quản lý
- Hỗ trợ được 2 ngôn ngữ tiếng Anh và Tiếng Việt linh hoạt.
Phần mềm quản lý khách sạn Smile
Công ty Anh Minh đã phát triển phần mềm Smile (SMILE PMS), một giải pháp toàn diện cho các loại khách sạn từ 10 phòng đến hàng nghìn phòng, từ 1 sao đến 5 sao. Smile được triển khai trên mạng máy tính nội bộ và cung cấp hỗ trợ đa dạng, giao diện đơn giản và thuận tiện cho người dùng. Phần mềm cung cấp các tính năng và nghiệp vụ cho lễ tân, đặt phòng, thu ngân, quản lý buồng phòng, bộ phận sales và kế toán.
Phần mềm quản lý đặt phòng SMILE đem lại sự tiện lợi và chi tiết đến từng khía cạnh:
- Quản lý đặt phòng: SMILE quản lý thông tin về khách hàng và đặt phòng một cách khoa học và chi tiết. Tính năng này bao gồm quản lý đặt phòng cho khách lẻ, đặt phòng đoàn, seri-booking, Allotment và tình trạng phòng.
- Giải phóng sức lao động cho nhân viên: Tính năng này giúp giảm bớt gánh nặng cho nhân viên đặt phòng bằng cách tổ chức thông tin theo cách khoa học. Rooming list có thể được nhập từ file excel hoặc thông qua bảng nhập liệu, giúp quá trình nhập thông tin đoàn trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
- Công cụ tìm kiếm hiệu quả: SMILE cung cấp công cụ tìm kiếm đa năng, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau, từ số account, số confirm, số phòng đến họ và tên khách hàng.
- Quản lý tài khoản khách chặt chẽ: Tất cả các dịch vụ sử dụng và thanh toán đều được ghi nhận và quản lý theo từng tài khoản khách hàng. Các giao dịch sau khi được nhập vào hệ thống không thể bị xóa bỏ mà chỉ có thể được điều chỉnh bằng các giao dịch ngược dấu. Việc in hóa đơn cũng được tùy chỉnh linh hoạt theo nhiều loại và loại tiền khác nhau.
- Mã phân tích hỗ trợ S & M: Hệ thống mã phân tích của SMILE giúp phân tích dữ liệu về khách hàng một cách linh hoạt, với 13 hệ mã mở có thể được tùy chỉnh theo yêu cầu của từng khách sạn.
- Quản lý khách hàng đồng nhất, toàn diện: Hệ thống quản lý khách hàng của SMILE giúp khách sạn luôn cập nhật đầy đủ thông tin về khách hàng, doanh số và công nợ.
- Sơ đồ phòng trực quan, dễ sử dụng: SMILE cung cấp sơ đồ phòng dưới dạng đồ họa cho phép truy cập trực quan vào từng phòng trong khách sạn, hiển thị trạng thái và thông tin chi tiết của từng phòng.
- Biểu đồ chi tiết chiếm dụng phòng: Biểu đồ dạng đồ họa giúp nhân viên đặt phòng có cái nhìn tổng quan về tình trạng chiếm dụng phòng trong một ngày bất kỳ, từ đó dễ dàng quản lý và sắp xếp phòng cho khách hàng.
Giá của phần mềm Smile quản lý khách sạn dao động từ vài chục đôla đến vài trăm đôla mỗi phòng, tùy thuộc vào quy mô và tính năng của phần mềm, cho mỗi cơ sở lưu trú. Phần mềm quản lý khách sạn này được thiết kế để phù hợp với các khách sạn từ 3-5 sao.
Trên đây là một số phần mềm quản lý khách sạn miễn phí và trả phí tốt nhất hiện nay mà Krass muốn chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các nhà đầu tư, người quản lý khách sạn có thể quản lý khách sạn của mình một cách dễ dàng và chuyên nghiệp nhất.
Đọc thêm:
- Tiêu chuẩn phòng khách sạn 5 sao tại Việt Nam
- Tất tần tật các loại chi phí trong kinh doanh khách sạn
- 4 loại khóa dành cho kinh doanh khách sạn bạn nên biết
Hotline kinh doanh:
056.211.8888
Hotline kỹ thuật:
